Proje Yönetimi Nedir?

Bazen adından dahi korkutucu gelen proje yönetiminin aksettirildiği kadar zor olması gerekmez. Temel ilkeleri öğrendikten sonra proje yönetimi süreçlerinden yararlanarak işletmenizde işleri halletmek daha kolay olacaktır. Başlangıcı ve sonu olan her şeye proje yönetimi uygulayabilirsiniz. İster bir web sitesinin yeniden tasarımı üzerinde çalışıyor, ister yeni bir yazılım uyguluyor veya yeni bir program oluşturuyor olun, proje yönetimi metodolojisini uygulayabilirsiniz. Proje yönetimi nedir, neden ve nasıl kullanılır, gelin hep birlikte bakalım.

Proje Yönetimi Ne Demektir?

Proje yönetimi, kararlaştırılan parametreler dahilinde proje kabul kriterlerine göre belirli proje hedeflerine ulaşmak için süreçlerin, yöntemlerin, becerilerin, bilginin ve deneyimin uygulanmasıdır. Proje yönetiminin, sınırlı bir zaman ölçeği ve bütçeyle sınırlandırılmış nihai çıktıları vardır. Proje yönetimini sadece 'yönetim'den ayıran önemli bir faktör, devam eden bir süreç olan yönetimin aksine, bu nihai çıktıya ve sınırlı bir zaman aralığına sahip olmasıdır. Bu nedenle, bir proje profesyonelinin çok çeşitli becerilere ihtiyacı vardır; genellikle teknik beceriler ve kesinlikle insan yönetimi becerileri ve iyi bir iş bilinci.

Proje Yönetimi Ne Zaman ve Neden Kullanılır?

Projeler olağan iş aktivitelerinden ayrıdır ve bir kuruluş kararlaştırılan bir bütçe ve zaman çerçevesi içinde gereksinimleri belirlemek için bir çözüm sunmak istediğinde ortaya çıkar. Projeler, belirli proje hedeflerine odaklanmak için geçici olarak bir araya gelen insanlardan oluşan bir ekip gerektirir. Sonuç olarak, etkili ekip çalışması başarılı projelerin merkezinde yer alır. Ekip Çalışması ve Önemi başlıklı yazımızdan bu konuyla ilgili detaylara gidebilirsiniz.

Proje yönetimi, belirli hedeflere ulaşmak için ayrı iş paketlerini yönetmekle ilgilidir. İşin yönetilme şekli çok çeşitli faktörlere bağlıdır. İşin ölçeği, önemi ve karmaşıklığı bariz faktörlerdir - küçük bir ofisin yerini değiştirmek ve Olimpiyatları organize etmek birçok temel prensibi paylaşır, ancak çok farklı yönetim zorlukları sunar. Proje yönetimi uygulamalarında amaçlar şu şekilde ifade edilebilir:

• Çıktılar (Yeni bir Genel Merkez binası gibi)
• Sonuçlar (Personelin birden fazla konumdan yeni merkeze taşınması gibi)
• Faydalar (Düşük seyahat ve tesis yönetimi maliyetleri gibi)
• Stratejik hedefler (kuruluşun hisse fiyatını üç yıl içinde ikiye katlamak gibi)

Proje yönetimi, projeyi başlatan kuruluşun yararına bazı değişiklikleri etkileyecek bir nihai ürün üretmeyi amaçlar. Bu son ürünü teslim etmek için gereken bir dizi görevin başlatılması, planlanması ve kontrolüdür. Resmi yönetim gerektiren projeler şunlardır:

• Yeni veya değiştirilmiş, somut veya soyut bir şey üretmek
• Sınırlı bir zaman aralığına (kesin bir başlangıç ve bitiş) sahip olmak
• Dahil olan iş veya gruplar açısından karmaşık olması
• Değişimin yönetimini gerektirmesi
• Risklerin yönetimini gerektirmesi

Etkili proje yönetimine yapılan yatırımın aşağıdakiler gibi bir takım faydaları olacaktır. İstenen sonuca ulaşmak için daha büyük bir olasılık sağlamak, kaynakların verimli ve en iyi şekilde kullanılmasını sağlamak ve projenin paydaşlarının farklı ihtiyaçlarını karşılamak, bunlardan en bariz olanlarıdır.

Proje Yönetimi Çeşitleri Nelerdir?

Belirli endüstrilerin veya proje türlerinin özel ihtiyaçlarını karşılamak için birden fazla proje yönetimi örnekleri ve çeşitleri geliştirilmiştir. İşte onlardan en yaygın olarak kullanılanlar:

1. Şelale Proje Yönetimi: Bu, geleneksel ya da optimal proje yönetimine benzer, ancak her görevin bir sonraki başlamadan önce tamamlanması gerektiği uyarısını içerir. Adımlar doğrusaldır ve ilerleme, bir şelale gibi tek yönde akar. Bu nedenle, bu tür proje yönetiminde görev sıralarına ve zaman çizelgelerine dikkat etmek çok önemlidir. Genellikle, proje üzerinde çalışan ekibin boyutu, daha küçük görevler tamamlandıkça ve daha büyük görevler başladıkça büyüyecektir.

2. Agile Proje Yönetimi: Bilgisayar yazılımı endüstrisi, bu metodolojiyi ilk kullananlardan biriydi. Agile Manifesto'nun 12 temel ilkesinden kaynaklanan agile proje yönetimi, çıktıların sürekli izlenmesine ve iyileştirilmesine odaklanan yinelemeli bir süreçtir. Özünde, yüksek kaliteli çıktılar, müşteri değeri sağlamanın, ekip etkileşimlerinin ve mevcut iş koşullarına uyum sağlamanın bir sonucudur. Agile proje yönetimi, aşamalı bir sıralı yaklaşım izlemez. Bunun yerine, projenin aşamaları bir organizasyondaki çeşitli ekip üyeleri tarafından birbirine paralel olarak tamamlanır. Bu yaklaşım, tüm prosedürü yeniden başlatmak zorunda kalmadan hataları bulabilir ve düzeltebilir.

3. Yalın Proje Yönetimi: Bu metodoloji, hem zaman hem de kaynak israfından kaçınmakla ilgilidir. Bu proje yönetimi metodolojilerinin ilkeleri, Japon imalat uygulamalarından derlenmiştir. Bunların arkasındaki ana fikir, daha az kaynağa sahip müşteriler için daha fazla değer yaratmaktır.

Burada listelenenden çok daha fazla metodoloji ve proje yönetimi türü vardır, ancak bunlar en yaygın olanlardan bazılarıdır. Kullanılan tip, proje yöneticisinin veya projesi yönetilen şirketin tercihine bağlıdır. Siz de bu proje yönetimi ilkelerinden birini ya da birkaçını kullanarak şirketinizde daha organize ve düzenli yönetim süreçlerinin oluşmasına vesile olabilirsiniz.